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Kaum ein Beitrag zur E-Rechnung kommt ohne den Hinweis aus, dass "größere Unternehmen" früher dran sind als kleine. Welche Umsatzgrenze darüber tatsächlich entscheidet, bleibt in vielen Fachartikeln dagegen erstaunlich vage.
Dabei ist die Zahl klar geregelt: 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Wer darüber liegt, muss ab 2027 E-Rechnungen versenden. Wer darunter liegt, hat bis 2028 Zeit. Empfangen müssen alle schon seit 2025. Genau diese drei Eckpunkte – und was sie für Ihren Betrieb konkret bedeuten – ordnen wir im Folgenden ein.
Warum es die E-Rechnung jetzt überhaupt gibt
Grundlage der neuen Pflicht ist das Wachstumschancengesetz, mit dem der Gesetzgeber Ende März 2024 eine grundlegende Neufassung von § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) beschlossen hat. Ziel ist in erster Linie die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug: Der deutsche Fiskus schätzt die sogenannte Mehrwertsteuerlücke – also entgangene Umsatzsteuer durch Betrug, Fehler und Insolvenzen – auf einen zweistelligen Milliardenbetrag pro Jahr. Strukturierte, elektronisch auswertbare Rechnungsdaten sollen es der Finanzverwaltung künftig leichter machen, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen. Deutschland folgt damit auch einer Initiative der Europäischen Union, die auf ein EU-weit einheitliches, digitales Meldesystem für Umsatzsteuerzwecke hinausläuft.
Für Handwerksbetriebe ist wichtig zu verstehen, dass es sich dabei nicht um eine freiwillige Digitalisierungsempfehlung handelt, sondern um eine gesetzliche Pflicht, die stufenweise für alle inländischen B2B-Umsätze gilt – unabhängig von Betriebsgröße, Rechtsform oder Branche.
Was eine E-Rechnung überhaupt ist
Bevor es um Fristen geht, lohnt sich eine Klarstellung, die in der Praxis häufig zu Verwirrung führt: Eine als PDF verschickte Rechnung ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes, maschinell auswertbares elektronisches Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate gebräuchlich: die rein strukturierte XRechnung sowie ZUGFeRD, ein Hybridformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten, maschinenlesbaren Daten kombiniert. Alles, was diese Anforderungen nicht erfüllt – klassisches PDF, eingescannte Papierrechnung, Rechnung per E-Mail-Text – gilt rechtlich künftig als "sonstige Rechnung" und darf nur noch in bestimmten Übergangs- oder Ausnahmefällen verwendet werden.
Stufe eins: Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025
Der am wenigsten diskutierte, aber praktisch wichtigste Punkt zuerst: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt unabhängig davon, wie groß der Betrieb ist, ob er selbst schon E-Rechnungen versendet und ob er will oder nicht. Ein Zulieferer, ein Großhändler oder ein Subunternehmer, der Ihnen ab sofort eine XRechnung schickt, darf das tun – und Sie müssen diese Rechnung annehmen und verarbeiten können. Die Zustimmung des Empfängers, die für andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF weiterhin erforderlich ist, entfällt bei einer korrekten E-Rechnung.
Für den Empfang reicht in der Praxis meist ein E-Mail-Postfach, in das die strukturierte Datei eingeht; entscheidend ist, dass die Daten anschließend lesbar und archivierbar sind, etwa über eine Buchhaltungs- oder Kalkulationssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann. Wer diese Möglichkeit noch nicht geschaffen hat, sollte das zeitnah nachholen – die Pflicht besteht bereits, unabhängig vom eigenen Versanddatum.
Stufe zwei: Der Versand und warum die 800.000-Euro-Grenze entscheidend ist
Anders als beim Empfang gilt beim Versand von E-Rechnungen eine gestaffelte Übergangsregelung, die sich am Vorjahresumsatz des Unternehmens orientiert. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen für inländische B2B-Umsätze noch auf Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – auf andere elektronische Formate wie PDF zurückgreifen.
Ab dem 1. Januar 2027 verengt sich dieser Spielraum, und genau hier kommt die in vielen Beiträgen unterschlagene Zahl ins Spiel: Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab diesem Zeitpunkt verpflichtend E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist dabei der Gesamtumsatz des Unternehmens im Jahr 2026. Ein Handwerksbetrieb, der 2026 beispielsweise 950.000 Euro umgesetzt hat, muss also spätestens zum Jahreswechsel 2026/2027 auf E-Rechnungen umgestellt haben.
Betriebe, deren Vorjahresumsatz die 800.000-Euro-Grenze nicht überschreitet, erhalten ein weiteres Jahr Aufschub: Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papier- oder – mit Einverständnis des Rechnungsempfängers – sonstige elektronische Formate verwenden. Erst ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht dann ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Für die weit überwiegende Zahl der Handwerksbetriebe in Deutschland – kleine und mittlere Betriebe mit einem Jahresumsatz unterhalb von 800.000 Euro – bedeutet das konkret: Empfangen müssen Sie schon jetzt, versenden müssen Sie spätestens ab dem 1. Januar 2028. Nur größere Betriebe, etwa größere Bauunternehmen, Elektro- oder Sanitärbetriebe mit mehreren Standorten oder größeren Teams, sind bereits ein Jahr früher, ab 2027, in der Pflicht. Wer nicht sicher ist, auf welcher Seite der Grenze der eigene Betrieb liegt, sollte den Umsatz des laufenden und des kommenden Jahres im Blick behalten – die Grenze wird jährlich rückblickend geprüft.
Was ausgenommen bleibt
Nicht jede Rechnung fällt unter die neue Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Auch Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an nicht-unternehmerisch tätige juristische Personen fallen nicht unter die Pflicht.
Eine für viele Handwerksbetriebe wichtige Sonderregelung betrifft Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen zwar ebenfalls in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, bleiben von der Pflicht zum Versand aber dauerhaft befreit und dürfen weiterhin auf Papier oder in anderen Formaten abrechnen. Wer als Kleinunternehmer freiwillig auf E-Rechnungen umstellt, kann das dennoch tun – verpflichtet ist er dazu aber nicht.
Auch das EDI-Verfahren, wie es größere Betriebe teils schon länger mit bestimmten Geschäftspartnern nutzen, bleibt über 2028 hinaus zulässig, sofern sich daraus die für die Umsatzsteuer erforderlichen Daten vollständig und korrekt extrahieren lassen. Für die meisten Handwerksbetriebe dürfte das allerdings eine Ausnahme bleiben; relevant ist diese Übergangslösung vor allem für Zulieferbeziehungen in der Industrie.
Ein unterschätztes Risiko: die Vorsteuerabzug-Falle
Wer die neuen Vorgaben auf die leichte Schulter nimmt, riskiert mehr als nur eine unbequeme Umstellung. Ab dem Zeitpunkt, zu dem ein Geschäftspartner zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, reicht eine einfache PDF-Rechnung formal nicht mehr aus. Akzeptiert ein Betrieb eine solche Rechnung dennoch als Beleg für den Vorsteuerabzug, kann das Finanzamt im Zweifel den Steuerabzug verweigern – mit entsprechenden finanziellen Folgen. Das betrifft nicht nur den Betrieb, der eine E-Rechnung ausstellen muss, sondern auch dessen Kunden und Auftraggeber, die die eingehenden Rechnungen korrekt verarbeiten und archivieren müssen. Wer also selbst noch nicht versandpflichtig ist, aber bereits E-Rechnungen von größeren Lieferanten oder Subunternehmern erhält, sollte diese nicht einfach wie gewohnt als PDF behandeln, sondern die strukturierten Daten tatsächlich einlesen und prüfen können.
An der grundsätzlichen Aufbewahrungspflicht ändert die Umstellung nichts: Wie bisher müssen auch E-Rechnungen zehn Jahre lang unveränderbar archiviert werden, und zwar im ursprünglichen strukturierten Format – ein Ausdruck auf Papier oder eine Umwandlung in ein reines PDF genügt den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) nicht. Auch das ist ein Punkt, den eine geeignete Software im Hintergrund übernehmen sollte, damit er im Betriebsalltag nicht zur Stolperfalle wird.
Was das für Ihren Betrieb konkret bedeutet
Für die praktische Planung lohnt sich ein Blick auf drei typische Ausgangssituationen im Handwerk. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro sollten die Umstellung jetzt aktiv angehen, denn bis zum 1. Januar 2027 bleibt nicht mehr viel Zeit: Rechnungssoftware muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können, interne Abläufe für Rechnungsstellung und -archivierung müssen angepasst werden, und auch Kunden und Auftraggeber sollten frühzeitig informiert werden, in welchem Format sie künftig Rechnungen erhalten.
Kleinere und mittlere Betriebe unterhalb der Umsatzgrenze haben mit dem 1. Januar 2028 zwar noch etwas Luft, sollten die Frist aber nicht unterschätzen: Wer erst kurz vor dem Stichtag beginnt, riskiert Engpässe bei der Softwareumstellung und bei der Schulung von Mitarbeitenden. Da die Empfangspflicht ohnehin schon besteht, ist es in der Regel sinnvoll, die technische Infrastruktur – etwa eine Abrechnungssoftware, die E-Rechnungen sowohl empfangen als auch perspektivisch versenden kann – gleich vollständig einzurichten, statt Empfang und Versand getrennt zu betrachten.
Kleinunternehmer schließlich profitieren von der dauerhaften Ausnahme vom Versand, sollten aber ebenfalls sicherstellen, dass sie eingehende E-Rechnungen von Lieferanten und Geschäftspartnern verarbeiten können. Gerade wer mit größeren Auftraggebern zusammenarbeitet, die schon ab 2027 versandpflichtig sind, wird zunehmend E-Rechnungen erhalten – unabhängig von der eigenen Betriebsgröße.
In allen drei Fällen gilt: Eine gute Abrechnungssoftware nimmt Ihnen den größten Teil der technischen Komplexität ab. Moderne Lösungen erzeugen die vorgeschriebenen Formate automatisch aus den ohnehin vorhandenen Rechnungsdaten, sodass sich für den Arbeitsalltag im Betrieb kaum etwas ändert – vorausgesetzt, die Umstellung ist rechtzeitig erfolgt und die Software ist mit der übrigen Kalkulations- und Auftragsverwaltung verzahnt.
Konkret sollten Sie dafür in den kommenden Monaten vier Dinge klären: Erstens, ob Ihre aktuelle Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD bereits erzeugen und einlesen kann oder ob ein Update beziehungsweise ein Wechsel nötig ist. Zweitens, wie eingehende E-Rechnungen künftig empfangen, geprüft und archiviert werden – idealerweise automatisiert und nicht per manuellem Sichten des Postfachs. Drittens, welchen Vorjahresumsatz Ihr Betrieb erwarten kann und ob er die 800.000-Euro-Grenze über- oder unterschreitet, um die eigene Frist verbindlich einzuordnen. Und viertens, ob Kunden, Lieferanten und die Buchhaltung frühzeitig über den geplanten Umstellungszeitpunkt informiert sind, damit der Wechsel nicht kurzfristig unter Zeitdruck erfolgen muss.
Die E-Rechnung im Handwerk lässt sich auf drei klare Daten herunterbrechen: Empfangen müssen alle Betriebe bereits seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2027. Alle übrigen Betriebe folgen ab dem 1. Januar 2028. Gerade die 800.000-Euro-Grenze wird in vielen allgemeinen Ratgebern nur am Rande erwähnt oder ganz weggelassen, obwohl sie für die konkrete Planung im Betrieb den entscheidenden Unterschied macht. Wer weiß, auf welcher Seite dieser Grenze der eigene Betrieb steht, kann die Umstellung auf E-Rechnungen gezielt und rechtzeitig angehen – statt sich von einer vermeintlich fernen Pflicht überraschen zu lassen, die für größere Handwerksbetriebe tatsächlich schon in wenigen Monaten beginnt.